Rengøring uden at forstyrre arbejdsdagen kræver først og fremmest planlægning. En støvsuger uden for mødelokalet, en våd gang ved frokosttid eller en rengøringsvogn foran printeren kan afbryde arbejdet, selv om opgaven er nødvendig. En velfungerende løsning handler derfor ikke kun om, hvor ofte der bliver gjort rent. Tidspunkt, rækkefølge og adgang til lokalerne spiller også ind. Skal du bestille rengøring for første gang, kan du begynde med at kortlægge, hvornår de enkelte rum bliver brugt, og hvilke opgaver der støjer eller optager plads.

Hvorfor kan rengøring i åbningstiden forstyrre?

Rengøring foregår sjældent helt ubemærket. Maskiner larmer, stole bliver flyttet, og døre åbnes og lukkes. I et åbent kontor kan selv korte afbrydelser mærkes, fordi flere personer deler rum. En medarbejder sidder måske i en telefonsamtale, mens en anden forsøger at læse korrektur på et tilbud.

Der opstår også praktiske sammenstød, som ikke handler om lyd. Når gulvet ved indgangen bliver vasket, må medarbejdere og besøgende måske gå en anden vej. Bliver køkkenet gjort rent lige før frokost, kan rengøringsudstyret optage bordpladsen netop dér, hvor folk vil hente mad og kaffe. På et lille kontor er der ofte få andre steder at gå hen. Erhvervsrengøring uden forstyrrelse kræver, at I tilpasser arbejdet til både behovet for ro og den daglige færdsel i lokalerne.

Hvor meget rengøringen forstyrrer, afhænger derfor af rummets funktion. Et mødelokale kræver ro, mens det bruges, men kan være oplagt at rengøre mellem to bookinger. Et depot kan måske ordnes midt på dagen uden problemer. For toiletter og køkken må planen derimod tage højde for de tidspunkter, hvor flest bruger dem.

Tag udgangspunkt i en almindelig arbejdsuge frem for en liste over rengøringsopgaver. Notér tidspunkter for morgenmøder, frokost, kundebesøg og faste telefonsamtaler. Spørg også medarbejderne, hvor de oplever afbrydelser. Så har I et konkret grundlag for at vælge, hvilke opgaver der skal flyttes, og hvilke der godt kan klares i åbningstiden.

Fleksible tidspunkter for rengøring morgen, aften og weekend

De mest støjende opgaver kan ofte placeres før eller efter arbejdstid. Hvis kontoret normalt bliver taget i brug kl. 8.30, kan et aftalt tidsrum tidligt om morgenen give plads til støvsugning og gulvvask. Planen skal dog passe til de faktiske ankomsttider, ikke kun den officielle åbningstid.

Ved morgenrengøring skal arbejdet kunne afsluttes, før de første medarbejdere møder ind. Der skal også være tid til, at vaskede gulve tørrer. Om aftenen er der måske færre mennesker på kontoret, men sene møder og skiftende arbejdstider kan stadig skabe overlap. Aftal derfor et klart starttidspunkt, og beslut, hvordan rengøringspersonalet skal forholde sig til lokaler, der stadig er i brug.

Weekenden kan bruges til opgaver, som kræver længere adgang til et område. Det kan eksempelvis være grundigere gulvrengøring eller aftørring af hylder, som først skal tømmes. Tømning af skraldespande og rengøring af toiletter kan til gengæld sjældent vente til én ugentlig indsats, hvis mange bruger lokalerne hver dag.

En kombination kan være praktisk med løbende rengøring på hverdagsaftener og mere tidskrævende opgaver på særskilt aftalte tidspunkter. Bed leverandøren præcisere, om arbejde tidligt, sent eller i weekenden påvirker prisen. Få desuden klare aftaler om nøgler, alarm og aflåsning, så rengøringspersonalet kan komme ind og afslutte arbejdet uden at skulle ringe til en medarbejder hver gang.

Stille rengøring og diskretion i dagtimerne

Stille rengøring er ikke det samme som lydløs rengøring. Aftalen bør konkret beskrive, hvordan støj og færdsel begrænses omkring dem, der arbejder. En ledig bordplade kan ofte tørres af diskret. Støvsugning og flytning af møbler bør som regel vente, hvis nogen sidder tæt på.

En fast rækkefølge hjælper, når der gøres rent i dagtimerne. Rengøringspersonalet kan begynde i ledige rum og vende tilbage til de optagede senere. Det kræver en enkel måde at se, om et lokale er frit. En lukket dør fortæller ikke nødvendigvis, om der sidder nogen derinde, og et tomt mødelokale kan være reserveret få minutter senere. Aftal eventuelt, hvordan personalet kan tjekke bookinger uden at få adgang til mødernes indhold.

Fastlæg nogle få, tydelige spilleregler, som både medarbejdere og rengøringspersonale kender:

• Støvsugning udføres ikke ved siden af møder eller telefonsamtaler.
• Rengøringsvogne placeres, så døre, gangarealer og flugtveje holdes frie.
• Optagede rum springes over og besøges igen på et aftalt tidspunkt.
• Papirer, skærme og personlige ejendele på skrivebordene flyttes ikke uden aftale.
• Spild og andre akutte opgaver meldes til en fast kontaktperson.

Diskretion handler også om det materiale, rengøringspersonalet møder undervejs. På kontorer kan der ligge kontrakter, lønoplysninger eller kundenotater fremme. Medarbejderne bør lægge fortrolige dokumenter væk, og rengøringsaftalen bør beskrive, hvordan efterladte papirer håndteres, og hvem der har adgang til særlige rum. En ryddet bordflade kan samtidig tørres af, uden at arbejdsredskaber skal flyttes.

En rengøringsaftale, der passer til jeres arbejdsrytme

En tilpasset rengøringsaftale behøver ikke være kompliceret. Den skal beskrive, hvilke rum der rengøres, hvilke opgaver der udføres, og hvornår arbejdet må foregå. Formuleringen »rengøring af kontoret« er for upræcis, hvis parterne har forskellige forventninger til køkken, skriveborde og mødelokaler.

Gå lokalerne igennem sammen med leverandøren, før aftalen træder i kraft. Peg på områder med meget trafik, rum med begrænset adgang og steder, hvor udstyr ikke må flyttes. Fortæl også om dage, der afviger fra normalen. Et ugentligt morgenmøde eller en fast kursusdag kan have større betydning for tidsplanen end antallet af kvadratmeter.

Skriv både opgaver og hyppighed ind i aftalen. Toiletter kan eksempelvis kræve rengøring hver arbejdsdag, mens høje hylder kan ordnes med længere mellemrum. Behovet afhænger af brugen. Aftal også, hvem der rydder borde og gulve, så rengøringstiden ikke går med at flytte kasser og løse papirer. Hvis et område ikke er ryddet som aftalt, bør det være klart, om opgaven springes over eller håndteres på en anden måde.

Udpeg én kontaktperson, som kan give besked om ændringer og modtage tilbagemeldinger. Efter de første par uger kan I vurdere tidsplanen ud fra konkrete hændelser. Blev mødelokalet ledigt som forventet? Var gulvet tørt ved åbning? Kunne køkkenet bruges ved frokosttid? Hvis et bestemt rum gentagne gange er optaget, må I finde et andet tidsrum og aftale, hvornår den udskudte rengøring bliver udført.